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テキストコミュニケーションができない人の原因と解決策|冷たいと言わせない文章術

  • 更新日:2022/11/25
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テキストコミュニケーション できない 人
  • 「正しく伝えたはずなのに…」
  • 「イライラも不快感もないのに…」
  • 「なぜかテキストだと人を不快にさせてしまう…」

このように悩んだときには、テキストコミュニケーションを意識できていないかもしれません。

口頭で伝えるよりも、文章は表情や抑揚がないので「思った以上に伝えられる情報量が少ない」ものです。

場合によっては、本来の意図とは違った意味で受け取られて思わぬトラブルを招くことも…。

今回は、テキストコミュニケーションができない人が抱える原因と上達方法を紹介します。

すぐ実践できるものばかり集めましたので、ぜひ最後までご一読ください。

テキストコミュニケーションができない人は連絡ツールを変える

テキストコミュニケーション できない ツールを見直す

本題に入る前に伝えておきたいのが、テキストコミュニケーションをうまくできない人は連絡ツールの切り替えを考えてみてほしいということです。

テキスト以外にもコミュニケーションは取れますし、ケースごとに切り替えると相手へ要件を伝えやすくなるからです。

例えば、以下の2つはすぐに実践できる方法です。

  • 緊急の連絡は電話を使う
  • 感情を伝えたいならボイスを送る

電話のほうが手っ取り早いですし、ボイスメッセージはテキストを打つ時間そのものを削減できます。

また、音声で感情や抑揚を伝えられますから、テキストコミュニケーションを無理に取らなくてもよい環境ができあがるはずです。

それでも、テキストを使わざるを得ない状況になったときは、原因を取り除いたり、一緒にお伝えする上達の方法を試しましょう。

テキストコミュニケーションができない人が抱える原因

テキストコミュニケーション できない 人 原因

テキストコミュニケーションができない人が抱える代表的な原因は、以下が挙げられます。

  • 主導権を握れないから
  • 得られる情報が少ないから
  • ネガティブに捉えてしまう

主導権を握れないから

テキストコミュニケーションは、送った相手が返事のタイミングを決められるため、主導権を握れません。

そうすると、連絡が来なくてイライラしたり、やきもきしたりした結果、テキストがやや荒っぽくなることがあります。

電話では、掛けたほうが相手の都合よりも上回る傾向がありますが、テキストだと逆転するものという認識は常に持っておきましょう。

得られる情報が少ないから

テキストコミュニケーションは、対面での会話と異なり得られる情報が少ないものです。

  • ボディランゲージ
  • 表情
  • 声のトーン など

送ったテキストに対して喜んだ表情があれば、満足という感情を得られますが、文字以外の情報は得られません。

そこに顔文字や絵文字があったとしても、真意が定かではないでしょう。

得られる情報の少なさはネガティブに捉えやすくなり、テキストコミュニケーションをうまく取れない状態に陥りやすくなります。

ネガティブに捉えてしまう

テキストコミュニケーションはその得られる情報量の少なさによって、ネガティブに捉えてしまうこともあり得ます。

ただ普通に送っているテキストでも、短文で冷たさを感じるものだとどうでしょうか。

  • 「明日までに原稿を再提出してください。」

客観的に見れば問題のないテキストでも、そこの裏側では怒っているかもしれないというネガティブな要素を感じてしまうといった形です。

あくまでもテキスト上での表現ですから、それ以上でもそれ以下でもないということは考えておく必要があるでしょう。

Point

テキストコミュニケーションができない人が抱える原因は…

  • 主導権を握れないから
  • 得られる情報が少ないから
  • ネガティブに捉えてしまう

テキストコミュニケーションで覚えるべき2つの基本

テキストコミュニケーション できない 人 基本

テキストコミュニケーションの基本は、以下の2つだけです。

  • 結論は最初に伝える
  • 結論のあとで理由や根拠を書く

結論は最初に伝える

テキストコミュニケーションのできない人は、「まず結論から書く」を意識しましょう

はっきりと最初に伝えることで、何の話かをはっきりと伝えられますし、相手の読みやすさにも配慮した形に整えられます。

【例文】

  • 結論は先に伝えてください。
  • 素早く内容を伝えられ、素早くコミュニケーションできます。

例文だけだとやや短く冷たい印象を受けるため、「執筆で忙しいところすみませんが」といった相手へ配慮した言葉を結論や理由に付け足すのも良いですね。

急ぎの要件を伝えるときでも、結論が最初にあると読む・読まないの判断を素早くできるのも利点です。

結論のあとで理由や根拠を書く

先ほど軽く触れましたが、テキストコミュニケーションでは結論のあとに理由や根拠を書くのがおすすめです。

誤解が生まれにくくなりますし、なぜそのようにするのか(したのか)をはっきりと伝えられるからです。

また、送った文章でのやり取りがわかりにくいと言われる人も、この理由や根拠が抜けている場合が多い傾向にあるかと思いますので試してみる価値はあるでしょう。

Point

覚えるべき2つの基本は…

  • 結論は最初に伝える
  • 結論のあとで理由や根拠を書く

テキストコミュニケーションの上達方法

テキストコミュニケーションの上達方法を、以下にわけて紹介します。

  • 文章は短く区切る
  • 表現を丸く(柔らかく)する
  • 相手へ配慮する
  • わかりやすい言葉を選ぶ

最初にお伝えした「結論からの理由(根拠)」をベースとして、アレンジする参考にしてください。

文章は短く区切る

テキストコミュニケーションでは、1文1メッセージを心がけて文章を短く区切ります。

1文に情報を詰め込みすぎると、読みにくさを与えてしまったり、情報を正しく伝えられなかったりするからです。

ポイント 例文
接続詞の「が」 以前まではテキストコミュニケーションが苦手でした「が」、基本を覚えると非常に快適です。

基本の結論から理由の流れにして調整すると、「以前まではテキストコミュニケーションが苦手でした。基本を覚えられて快適になったからです。」という形で区切ります。

1文ずつ書いてわけていくと、不要な部分を見つけてブラッシュアップできますし、誤字脱字や文章のねじれも起きにくくなるのでおすすめです。

表現を丸く(柔らかく)する

テキストコミュニケーションにおいては、冷たい印象を与えないためにも表現を丸く(柔らかく)することも大切です。

例えば、以下の例文はどちらが冷たく感じるでしょうか。

  • 結論は先に伝えろ
  • 結論は先に伝えてください
  • 結論は先に伝えましょう

多くの人が最初にあげた「伝えろ」という表現の方が、きつく・冷たいイメージを持つかと思います。

もしくは、どれも冷たいと感じるかもしれません。

ただ、言いたいことは同じでも、相手へ伝わる印象がガラッと変わることは明白です。

声色や表情といった文章以外のものは伝わりにくいため、不快に感じるかもしれない・萎縮するかもしれないと感じる言葉は使わずに、「できるだけ肯定的な表現」を選ぶと良いでしょう。

相手へ配慮する

テキストコミュニケーションでは、相手への配慮を忘れては行けません。

例えば、相手の非に触れない言い回しを考えてテキストを作る意識といった形です。

連絡の返信がこないときに「〇月〇日○時にお送りした連絡は読んでいただけましたか?」と書くと、細かく時間を指定したことで相手に圧力をかけてしまいます。

「前回お送りした連絡が分かりにくかったかと思い、改めて連絡しました」というように、再掲する形で伝えるといった配慮が良いですよね。

こうした配慮の積み重ねがくせ付くと、よりテキストでトラブルを生まずに済む回数がグッと増えるはずです。

お礼は具体的にしておく

テキストコミュニケーションで相手にお礼を伝える際には、配慮の一つとしてお礼の内容は具体的にしておきましょう。

【例文】

  • 前日はクライアントとの打ち合わせに同席していただきありがとうございました。本来では一人で向かうところでしたが、そばでフォローしていただいたことでスムーズに話を進められて成約に至り、とても助かりました。

何に感謝しているのかが明確になれば、それだけ深く相手への気持ちが伝わりやすくなります。

わかりやすい言葉を選ぶ

テキストコミュニケーションでは、わかりやすい言葉を選ぶことも意外に大切なこと。

極端に変える必要はありませんが、できるだけ素早く読み込める状態を作るためにも、「相手と一般化している言葉」または「中学生でもわかる言葉」を目安にして選びましょう。

  • いくつかの齟齬が生じた
  • いくつかの食い違いがあった

いずれも意見や事柄に食い違いや合わないことがあったことを伝える文面ですが、齟齬を使うより「食い違い」のほうがわかりやすくなるはずです(人によりけりですが…)。

知識があって詳しく専門的な言葉を使える場合でも、それを使った説明が本当に相手にとって理解しやすいのかは別問題です。

少し心がけるだけでも、テキストのコミュニケーションがスムーズになるので試してみましょう。

Point

テキストコミュニケーションの上達方法は…

  • 文章は短く区切る
  • 表現を丸く(柔らかく)する
  • 相手へ配慮する
  • わかりやすい言葉を選ぶ

テキストコミュニケーションができない人は「見直し」を忘れない

テキストコミュニケーション できない 人 見直し

テキストコミュニケーションがうまくできない人は、これまでの基本や上達方法を実践しながら、最終確認としての「見直し」を忘れないようにしましょう。

  • 誤字脱字はないか
  • 相手にはネガティブに伝わらないか
  • 結論から書いているか
  • 理由は添えられているか
  • 短く簡潔にまとまっているか など

簡単な項目だけでもチェックすると、より相手への心象も良くなりますし、ミスをしにくい状態まで整えられます

テキストコミュニケーションができない人向けのツール

テキストコミュニケーションができない人は、ツールを使って簡単な見直しを実施するのもおすすめです。

例えば、以下のツールは文章のチェックを手軽に行えます。

  • 文賢
  • Shodo

いずれも有料ですので、無料の「Enno」も試してみると良いでしょう。

詳しくは、以下の記事でそれぞれ触れているので参考にしてみてください。



実践を繰り返して少しずつ上達しよう

テキストコミュニケーションができない人から抜け出すには、基本と上達方法を何度も繰り返すことが大切です。

ただ、日常的に文章を使ってやり取りしている場合は、そのシーンに恵まれやすいですから、自分だけのチェックリストを作るなどして対応すると良いでしょう。

筆者もまだまだ足りない技術が多く、配慮に欠けるときもありますが、それでもグッと減らすことはできています

ぜひ参考にして、テキストコミュニケーションを円滑に進めてみてくださいね。