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Googleドキュメントで単語を検索して置換する方法-活用法や便利な注意点まで解説

  • 更新日:2022/09/20
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特定のHTMLタグを付ける

Googleドキュメントにある「検索と置換」は、覚えておくと便利に活用できる機能の一つです。

ただ、実際に使うと意外に面倒な部分があったり、思ったように動作しなかったりするのも事実。

今回は、Googleドキュメントの「検索と置換」を使う方法と活用例、置換に関するその他の機能にまで触れて紹介します。

筆者
Webライターからディレクターに限らず、ドキュメントを取り扱うときに便利な機能ですので、ぜひ最後までご一読ください。

Googleドキュメントの検索と置換の方法

Googleドキュメント 置換 方法

Googleドキュメントの検索と置換の方法は、「編集」から「検索と置換」を選択して使うだけです。

具体的に、画像を用いながら説明しますね。

まず、Googleドキュメントの左上にある「編集」を押して「検索と置換」を選びます

検索と置換 使い方①

表示されたウィンドウにある「検索」には対象の文字を、「次に変更」には置換したい文字を入力します。

検索と置換 使い方②

今回は、検索には「テスト」を、次の変換には「TEST」と記述し、以下のように正しく変換されています。

検索と置換 使い方③

Googleドキュメントの検索と置換は、たったこれだけで利用できます。

検索したKWを単体で置換する場合

Googleドキュメントの検索と置換で、「狙ったものだけ置換する」場合は、以下のボタンを使います。

検索と置換 単体

現在、対象となっている箇所だけ置換されますので、一つずつ確認して変換できるので便利です。

検索した複数KWを一括置換する場合

Googleドキュメントの検索と置換で、「一括でまとめて置換する」場合は、以下のボタンを使います。

検索と置換 複数

複数の対象KWがすべて置換できるため、表記を統一したり、ミスをまとめて直したりできるのが利点です。

検索と置換のショートカットキー

Googleドキュメントの検索と置換をショートカットキーで起動する場合は、Macだと「⌘+Shift+H」、Windowsなら「Ctrl+H」です。

素早く使えて、前回入力した履歴が残る(これはGoogleドキュメントごと)ので、組み合わせたり、何度も使ったりするときには便利です(邪魔なこともあります)。

筆者
ショートカットを覚えておくと素早く使えます。また、検索だけでよいなら「Ctrl+F(⌘+F)」だけで使えるので一緒に覚えておきましょう。

Googleドキュメントやスプレッドシートを扱う場合は、Google Apps Scriptを作っておくと便利です。

面倒な定型業務またはコピペ、置換の連続などは作業的ではありますが時間がかかります。

Googleアカウントさえあれば誰でも使えますので、自動化・効率化を求めるならぜひお気軽にご相談くださいませ。

Googleドキュメントには自動置換もある

Googleドキュメント 自動置換

Googleドキュメントには、「検索と置換」に似たような機能として「自動置換」が用意されています。

入力してからエンターによる改行を打ち込み、1文としてみなした場合に自動で変換される仕組みです。

ドキュメントの上部にあるメニューバーから、「ツール」を選んで「設定」を開きます

自動置換 使い方①

「置換」のタブに移動すると、画面が切り替わってデフォルトで実装されている自動変換の表を表示できます。

自動置換 使い方②

今回は、「テスト」を「TEST」に自動置換するために記述してみました。

自動置換 使い方③

実際にテストを打ち込んでエンターを押し、改行すると変換されましたが、何かおかしいようです。

自動置換 使い方④

じつは、Googleドキュメントの自動置換は、大文字に対応しておらず「TEST→test」という形で登録されます

また、登録した後はどのGoogleドキュメントでも反映されるため、特定のシートだけに使う方法はないようです。

ただ、変換ミスを減らすために使ったり、特定の記述を入れ替えたりするのには便利です。

筆者
テキスト入力ツールそのものにある「ユーザー辞書」を使えばよいものですから、あまり実用性はないかもしれませんね。

Googleドキュメントの検索と置換の活用方法

Googleドキュメント 置換 活用

Googleドキュメントの検索と置換を、うまく活用する方法は以下のとおりです。

  • 表記統一に使う
  • テンプレートとして使う
  • 特定のHTMLタグを付ける

表記統一に使う

Googleドキュメントで、テキストを作成したときに発生してしまう表記ゆれを取り除くため、一括置換による表記統一を使います。

例えば、「Softbank」と表記したいときに「softbank」となっている場合は、正規表現や大文字と小文字を区別して置換するといった形です。

SEOのコンテンツ作成において、表記統一はブランディングの一種としてよく耳にしますから、固有名詞の置換や表記の間違いを正すために利用してみましょう。

テンプレートとして使う

Googleドキュメントに特定の記号や文字を入れておき、置換によって名前や日付などを入れ替えるテンプレートとしての役割も担えます。

議事録やHTMLメールの下書きなどに使い、利用する前に置換して適切な名前や日付に変えるだけで、何度も繰り返し使えます。

社内やグループで特定のフォーマットを使い回す場合にも、役立つはずです。

特定のHTMLタグを付ける

GoogleドキュメントをHTMLに変換する際に、特定の記号をつけておけばその部分だけ置換して「HTMLタグ」を挿入できます。

置換 HTML

divのクラス名だったり、目次用の特別な記述だったりすると、変換ツールを使っても対応が難しいときはあるからです。

また、特定の部分に何かを入れたいとなったときも、置換は役立つので工夫してみるとよいでしょう。

Googleドキュメントの検索と置換の注意点

Googleドキュメント 置換 注意点

Googleドキュメントの検索と置換の注意点は、以下のとおりです。

  • キャプチャ(数式)を使った置換には対応していない
  • スペルと文法の置換とは別物
  • 提案モードも別の置換方法

キャプチャ(数式)を使った置換には対応していない

Googleドキュメントの検索と置換は、キャプチャや数式、関数などの置換には対応していません

置換 数式

正規表現で対象は絞り込めるのですが、一つずつ置換しても、まとめて実行してもうまくいきませんでした。

この場合は、Google Apps Scriptを使ってコードを書き、プログラムで置換する必要があるようです。

スペルと文法の置換とは別物

Googleドキュメントのスペルと文法にも、指摘をクリックするだけで置換できる機能が備わっています

ただ、これは文法のミスを修正できるもので、任意の設定はできません(除外はできる)。

詳しくは、Googleドキュメントのスペルと文法(誤字脱字チェック)については、以下の記事にまとめました。

提案モードも別の置換方法

Googleドキュメントであまり知られていない「提案モード」でも、置換を提案するとクリックで対応できます。

提案モード 置換

主にドキュメントに書いたテキストの修正依頼等に使われますので、もし機会があれば試してみましょう。

コメントは置換にならない

提案モードではなく、通常の編集モードでつけたコメントには置換機能がありません

指摘はできますが、よりわかりやすくする場合は提案モードを使うとよいでしょう。

手間はかかりますが、コミュニケーションの不備によって記述してほしい内容と異なるといった失敗を減らせます

Googleドキュメントと置換のよくある質問

最後に、Googleドキュメントと置換のよくある質問を一気に回答しておきます。

  • Googleドキュメントで文字色の置換はできる?
  • Googleドキュメントの置換は改行も対応できる?
  • Googleドキュメントの修正提案は?

Googleドキュメントで文字色の置換はできる?

Googleドキュメントの検索と置換では、文字色の置換はできません

文字色を変更する場合は、Google Apps Script(通称:GAS)でコードを書いて実行すると対応できます。

ただ、コードを書く場合はどこまでの範囲にするか、どのテキストを変更するか、などの細かい指定が必要です。

Googleドキュメントの置換は改行も対応できる?

Googleドキュメントの置換は改行にも対応していますので、以下の方法を試してみてください。

  • 検索に「\n(?=\n)」を入れる→空欄の行がすべて消える
  • 検索に「(?=\n)」を入れる→改行がすべて消える

使用する場合は、「正規表現を使用する」にレ点を入れ、変更の値は空欄にしておきます。

この方法を使えば、改行をすべて「br」のタグにしたいときにも便利です。

Googleドキュメントの修正提案は?

Googleドキュメントの修正提案は、モードを切り替えて使います

右上にあるペンマークを押して、提案モードに切り替えるだけです。

提案モード 変更

置換を伝えるコメントが「提案モード」

Googleドキュメントの提案モードは、特定の部分を修正したり、置換してほしかったりする際に使います

例えば、Webライターへの修正依頼で「変更点を確認しながら」見てもらう、テキストに対して「このようにしたら良いのでは?」という提案を相手に伝えるなどに便利です。

検索と置換をまとめて行うなら「ポチッとテキスト」

表記ゆれ一括置換ツール

スプレッドシートの「GAS(Google Apps Script)」で、Googleドキュメントにあるテキストを一括置換できる「ポチッとテキスト」を制作しました。

編集権限のあるGoogleアカウントがあれば誰でも使えて、置換ルールはシートごとでバラバラに設定できます。

簡単な初期設定だけしておけば、あとはボタンを押して実行するだけです。

置換する文字には赤字を、読み直したい文字には青字を反映できるようにも作ってあります。

詳しくは、以下の記事にまとめていますので参考にしてください。