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文章のトンマナを合わせるとは?方法や決め方を紹介

  • 更新日:2022/09/24
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文章のトンマナを合わせる

SEOコンテンツ・記事の外注や受託では、一定の品質を担保した納品が求められます。

そこで重要なのが文章のトーン&マナー、いわゆるトンマナです。

どれだけ評判が良く、技術を持ったWebライターに依頼しても細かい部分までは対応できません。

受注側は常にどのような文章が良いのかを模索しながら作成しますから、一定のルールがそこに存在しているものではないからです。

そこで今回は、一定の品質を保つために必要な文章のトンマナを合わせるというテーマで、必要な理由や決め方、統一の方法を紹介します。

Memo

トンマナをそろえるなら「ポチッとテキスト」がおすすめです。

ポチッとテキストでは、Googleドキュメントに書かれた文章のトンマナを合わせるために、スプレッドシートのGoogle Apps Scriptで特定の表記を一括置換できます。

また、確認したいキーワードを登録すると文章に色付けし、トンマナのチェック効率を高められます。

トンマナの設定に便利な項目リスト(約900件)も付属していますので、テンプレ作成に役立ててみてください。

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文章のトンマナ(トーン&マナー)って何?

文章 トンマナ

記事の品質を担保するために必要な文章のトンマナ(トーン&マナー)は、書き方や表記の仕方を統一するなどの目的で、専用に用意するルールのことです。

本来であれば、広告やWebサイトのデザインで統一感を持たせるため、トーン(調子)とマナー(方法)を決める際に用いられていた言葉でした。

画面のレイアウトから色づかい、フォントからサイズまで一定のルールで作られたデザインを追求する考え方は、文章にそのまま転用できます。

詳しくは後述しますが、例えば「です・ます調」でそろえる、「特定のキーワード」を使わないといったルールが、文章のトンマナです。

つまり、文章のトンマナを合わせるというのは、決められた書き方・表記方法で統一するという意味があるわけです。

文章のトンマナが重要視されるわけ

文章のトンマナが重要視される理由は、ユーザーにサイトのコンセプトを伝えやすくなること、書き方に統一感を持たせてブランディングを確立することなどが挙げられます。

また、トンマナを設定しておくと、外注(受注)した際に記事の品質を保ちやすく、その技術を評価する一つの基準としても使えます。

多くの企業がSEOという領域に参入する中で、ルールなく乱れた文章を投稿するのではなく、読者にとって有益な情報を読みやすい形で届けるためにも、トンマナは役立つといえます。

トンマナの言い換えは?

トンマナ(トーン&マナー)を言い換えると、「表記ルール」「執筆ガイドライン」「統一ルール」「統一表記」などがあります。

また、本来の意味でのトンマナは、UI・UXなどが当てはまるでしょう。

文章のトンマナを合わせる際には、決められたルールやガイドライン、統一表記にしたがって調整するのがおすすめです。

Webライティングで文章のトンマナを合わせる理由

文章 トンマナ 理由

Webライティングで文章のトンマナを合わせる代表的な理由は、以下の3つです。

  • ライティング技術を伝えるため
  • 表記ゆれの修正を減らすため
  • 品質を担保するため

重要性が高い背景には、こうした理由が隠されていますので、ぜひ改めて確認してみてください。

筆者
特に細かく考える必要はありませんが、あえて言語化し、なぜなのかに触れてみます。指摘や意見は励みになりますのでお問い合わせから気軽に送ってください!

ライティング技術を伝えるため

まず、文章のトンマナを合わせる理由として挙げられるのが、ライティング技術を伝えるためです。

トンマナに記載されたとおりに記述するのは意外に大変な労力が必要ですし、そこから求められている文章の質や調子を読み解き、的確に反映するためには一定の技術が必要だからです。

確かに「守るのが当たり前」と思う人もいるかもしれませんが、じつは初心者のころほど「トンマナに合わせる」という部分に意識は向きません

つまり、文章のトンマナを合わせるというのは、課題と求められる納品物を見極められているという証拠でもあるわけです。

表記ゆれの修正を減らすため

次に、文章のトンマナを合わせる理由が「表記ゆれ」の修正を減らすためです。

例えば、「softbank」「Softbank」「SoftBank」のいずれも同じ言葉ですが、表記はそれぞれ異なります。

こうした表記ゆれは、何度も繰り返していると修正に工数がかかりすぎてしまうため、文章をより良くするために使える時間を失ってしまいます

トンマナで一定の表記を統一できるように決めておくと、こうした小さな不備を何度も繰り返し修正する必要はなくなりますから、本来注力すべき事柄に時間を使えるわけです。

品質を担保するため

Webライターがトンマナを意識して納品できれば、一定の品質を担保できます。

品質を担保できれば、チェック担当者の工数が減りますし、与える印象も良くなります。

ただ、品質は必ずしもトンマナだけで決まりませんが、あくまでも守るべきルールとして覚えておきましょう。

筆者
多くのWebライターさんの文章をチェックしていますが、トンマナを守れているのは体幹で5〜6割くらいでした。これだけでも十分に、競合である別のWebライターさんと差別化できる項目ともいえそうです。

【具体例】文章のトンマナの決め方

文章 トンマナ 決め方

文章のトンマナを合わせるために、決めておきたい項目は以下のとおりです。

  • 読者層
  • SEOの考え方
  • 使用ツール
  • レイアウト
  • 構成・文字数
  • 統一表記
  • 使用禁止用語
  • 必須事項

読者層

文章のトンマナを合わせるために、一定の読者層を決定します。

なぜなら、年齢層によって読みやすい言葉は異なりますし、表現の仕方も変える必要があるからです。

難しい専門的な用語を初心者に伝えるという形でしたら、中学生でも読みやすい文章を意識し、漢字の比率は30%前後が良いでしょう。

一方で、ビジネスの情報を厳格に伝えていく場合は、漢字の比率を40%ほどまで高めて、専門用語を使いながら解説するといったように。

文章のトンマナを合わせるために、一定の読者層(年齢や性別等)をペルソナとして設定しておくと、ブランディングにも役立つはずです。

SEOの考え方

文章のトンマナを合わせる際には、SEOの考え方も明確に言語化し、ルールとして定めておきましょう。

これは、各社やウェブマスターによって異なりますが、以下のようなルールが想定されます。

  • KWは〇〇個使うこと
  • 文頭には結論を持ってくること
  • 文末には関連リンクを入れること など

また、SEOで重要視している事柄は考え方として明言化し、伝えておくのがおすすめです。

使用ツール

文章のトンマナを合わせるときには、どのような使用ツールも決めておくと安心です。

例えば、納品のドキュメントは「Word形式(.docs)」にする、文章はGoogleドキュメントで書くなどという形です。

他にも、以下の使用ツールは明確にしておきましょう。

  • 納品フォーマット
  • 画像使用サイト
  • 一致率の確認サイト
  • 誤字脱字チェックツール など
筆者
筆者の体験談ですが、コピー&ペーストチェックや誤字脱字チェック(文賢等)を共有するケースもありました。どのような形で、どういったルールを守ってほしいのかをルール化しやすくなるのでツールにまで目を向けてみるのはありです。

レイアウト

文章のトンマナを合わせるときは、細かくはなりますがレイアウトまでルール化しておきます。

例えば、以下の項目を決めておくと確認しやすく、ツールにかける際にも不備を減らしやすいのでおすすめです。

  • 書式設定(見出し等)
  • フォント(サイズや太字)
  • リスト・表の使い方
  • 出典元の書き方
  • 引用した際の記述方法
  • リンクの記述方法 など

全体のレイアウトに関するものですが、思っている以上にバラバラで届くので整えておきましょう。

構成・文字数

文章のトンマナを合わせるときには、その構成まで考えるのも一つの選択肢です。

一定のスタイルで読みやすさを重視するといった場合は、以下のルールを決めます。

  • 導入やまとめは〇〇文字まで
  • 内容は〇〇文字まで
  • 見出しは〇〇文字まで
  • 小見出しは〇〇個まで
  • HタグはH5まで

この辺りはメディアの方針にもよると思いますので、統一できるものは書いておきましょう。

統一表記(表記ゆれ防止)

文章のトンマナを合わせるときの統一表記も、細かく指定できると便利です。

例えば、「softbank」「Softbank」「SoftBank」なら、「SoftBank」を使うといった形です。

他にも以下のものが挙げられます。

  • 例えば・たとえば
  • 流石・さすが
  • 余りに・あまりに
  • 優しい・やさしい・易しい
  • 問い合わせ・問合せ・問合わせ・問あわせ

記者ハンドブックといった表記統一のよくあるルールをみると、細かいものを含めて200件以上ありますから、メディアを運営しながら決めていくのもありでしょう。

細かい表現にも注意

文章のトンマナを合わせる目的なら、以下の細かい表現も決めておくのがおすすめです。

  • 「です・ます調」でそろえる
  • 「ですよね」「のです」の距離感が近い表現を避ける
  • ひらがな・カタカナ・漢字の表記を決める
  • 数字・記号は半角・全角のいずれかでそろえる
  • 改行と空行の間隔を決める
  • 時間に関する表記を決めておく
  • 口コミの引用先を決めておく など

どこまで決めるのかは、それぞれですが詳細に決めるほどチェック時間も膨大になるので効率も考えましょう。

使用禁止用語

文章のトンマナを合わせる際に重要なのが、使用禁止用語の設定です

  • 僕は〜だと思います(主観)
  • 友達が〜って言っていました(ファクトなし)

こうした、主観やエビデンス(ファクト)のない記述を禁止したり、一般的なモラルに反することを書かないよう求めたりします。

また、医療の領域では、サプリメントに効果効能を記述しないといった薬機法のルールも使用禁止として記述しておきましょう。

必須要項

最後に、その他として必須要項を記述しておきます。

例えば、一致率は〇〇%未満であること、納期の遅延は〇〇とすることなどの細かい要件です。

「いちいち書かなくてもわかってもらえるだろう」と考えるかもしれませんが、意外に読んでいなかったり、知らなかったりすることは多くあります。

サイト全体の統一感を高めるためにも、トンマナを合わせられるように細かく設定してみてください。

トンマナをそろえるなら一括置換もおすすめ

一定の品質を保つために必要な文章のトンマナを合わせるには、細かく記述する必要があります。

  • 読者層
  • SEOの考え方
  • 使用ツール
  • レイアウト
  • 構成・文字数
  • 統一表記
  • 使用禁止用語
  • 必須事項

ここに挙げているのは一例ですので、そのほかに項目を増やしたり、減らしたりしてマニュアル化しておきましょう。

また、トンマナは細かく定めるほどにチェックへ時間がかかります

表記ゆれやチェック効率を高められるポチッとテキストも、ぜひこの際にチェックしてみてください。

Profile

吉田
吉田起業家
PM・アドバイザリー・Gasツール制作などに携わる器用貧乏で残念な人。独学フリーランスとしてSEO業界へ入り、頭皮にダメージを受けて髪の毛を失いながら経験を積む。今後も仕組み化や自動化により、効率よく進めてきたノウハウをブログやサービスで提供し続けるのがモットー。