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【品質向上】文章チェックの基本とコツ-複数のツールで効率を高めよう

  • 更新日:2022/09/17
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文章 チェック

筆者
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『文章チェックの内容や方法を知りたい』という人に向けて、筆者が実際におこなっている内容やコツを紹介します。

文章のチェックは、誤字脱字やミス、表記から文法まで確認して「品質を高める重要なプロセス」です。

しかし、文章のチェックは何を・どこまで・どのようにするのかは、人によって異なります。

そこで本記事では、「文章のチェック」をテーマに、筆者がおこなっている内容や方法を紹介します。

また、チェックに含まれる細かい意味の違いや、知っておきたいコツまで触れていきますので、ぜひチェックしてください。

日本語の文章チェックとは

日本語 文章チェック

日本語の文章チェックとは、作成したテキストの誤字脱字やミス、表記から文法(表現)を確認するプロセスのことです。

個々人の業務が肥大化し、生産性の向上や時短術などで少しでも効率化したい状況の場合、文章の作成でミスが出ます。

これは、メール文章やSEOコンテンツに限らず、Twitterの投稿文といった短い文章でも当てはまることです。

そのため、どれだけ忙しくても日本語の文章チェックは欠かせず、さまざまな方法やツールによって効率化が求められます。

文章をチェックすることを何という?

文章をチェックすることを、別の言い方にすると以下の4つが当てはまります。

  • 校正
  • 校閲
  • 推敲
  • 添削

それぞれで意味が異なりますから、どのプロセスであるかによって対応も変わります。

校正・校閲・推敲・添削の意味

文章をチェックする 何という?

文章チェックでよく聞く「校正・校閲・推敲・添削」のそれぞれの意味は、以下の通りです。

言葉 意味
校正 前の原稿と現段階の原稿の2つを比較して誤りを正す
校閲 文章の誤りや不備がある点を調べて加筆・修正する
推敲 文章を吟味し、加筆・修正によって洗練すること
添削 他人が書いた文章を加筆・修正によって正すこと

Webライターやディレクターの場合は、校閲・推敲・添削が当てはまります。

文章のチェックをさらに細かくすると、誤字脱字や表記ゆれの調整、文法や表現の確認など多岐におよびます。

筆者
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このように、意味の異なる文章チェックを正しく理解し、求められる業務へ適切に対応しましょう。

文章のチェックは段階にわける

文章チェック 段階

文章のチェックは、まとめて一気に進めると失敗しやすくなります。

そこで、筆者も実際に使っている3つの段階にわけたチェックフローを紹介します。

  1. 表記ゆれ(トンマナ)の統一
  2. 誤字脱字の確認・修正
  3. 文法や表現の確認・修正

表記ゆれ(トンマナ)の統一

文章チェックでは、指定された表記にあわせて正しく記述できているかを確認します。

Webライターやディレクターの場合、事前に定められた表記ルールの「トーン&マナー」や「レギュレーション」などがあるはずです。

例えば、ツイッターだと「Twitter・ツイッター」の2種類にわけられます。

バラバラに使っても文章として読めますが、ブランディングを意識する場合はどちらか一方に統一するのがおすすめです。

面倒に感じるかもしれませんが、1つずつ丁寧に文章をチェックしてください。

表記ゆれは誤字脱字として認識されて、統一感を失ったり、信憑性が確保できなかったりするので注意が必要です。

表記の統一は一括置換が便利

表記の統一は、1つずつ確認していると時間がかかります。

少しでも時間を短くし、素早く完了させたい場合は「一括置換」で一気に済ませてしまう方法がおすすめです。

見落としといったヒューマンエラーをなくし、確実に表記を統一できます。

例えば、以下のものは文章を一括で置換できる機能が備わっています。

  • Googleドキュメント(スプレッドシート含む)
  • Word
  • テキストエディター(ATOMやVisual Studio Code)
  • WordPress(要プラグイン)
  • メモ帳(ものによる)
  • Webオンラインアプリ(ツール)

メニューや拡張機能などに含まれているので、文章チェックの時短に『一括置換』を取り入れましょう

スプレッドシートを使って、Googleドキュメントに記載されたテキストを一括置換するプログラムは、「ポチッとテキスト」にも使われています。

筆者
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ぜひ、興味がありましたら以下の記事をご覧ください。

誤字脱字の確認・修正

表記を統一できたら誤字脱字を確認し、修正します。

表記統一とあわせて実施しても良いですが、別工程にわけると精度を高められるためおすすめです。

誤字脱字は、正しいという思い込みがあると、プロでも普通に見落とします

そのため、ヒューマンエラーを避けるための仕組みや、明らかなエラーを見つけるためのツールを活用しましょう。

文法や表現の確認・修正

表記が統一でき、誤字脱字まで綺麗に修正できたら、文章のチェックとして文法や表現に目を向けます。

文字として読む場合に違和感がなくても、声に出して読むと相手にうまく伝わらなかったり、意味が通じなかったりするものです。

  • 日本語の文法に誤りがないか
  • 二重否定や二重表現はないか
  • 主語と述語のねじれはないか

文章チェックがすべて終わったら、最終確認として「全体の再チェック」を忘れずに。

文章のチェックは完全自動化が難しい

文章チェック 完全自動化

IT技術の普及によって、AIが多くの業務を人間の代わりにこなしていますが、文章のチェックは完全自動化が難しい分野といえます。

成長を続ける自然言語処理でも、感情面をすべてくみ取れませんし、チェックの要件定義はその都度で変わるためです。

また、求められる文章のクオリティも異なり、文法にも違いがあるはずです。

こうした背景から考えると、完全自動化は難しい分野ですので、今後もチェックは人的リソースを必要とする部分が残ります。

文章の間違い探しには人の目が必要

文章チェックの間違い探しには、人の目が必要です。

ツールによるチェックに限界があり、以下の項目は指摘に含まれない場合が多いためです。

  • 主語と述語のねじれ
  • 修飾語と被修飾語の位置
  • 純粋エラー(句読点の連続やワードの重複など)

よりわかりやすくするために、以下の例文を用意しました。

例文
私の趣味は、文章チェックにツールを使って、文章チェックを時短した。

例文を、無料のツール(Enno)でチェックしても、ねじれは指摘されません。

また、別の無料ツール(テキスト処理ツール)では、助詞不足の可能性のみが指摘されています。

Googleドキュメントを使うと、ねじれを検知しましたが、「ですます調」になりませんでした(長文では適切に指摘される場合があります)。

例文では、「趣味は」に対して「時短した」という形で主語と述語にねじれが起きています。

また、文章チェックという言葉が2回使われ、冗長で読みにくさが目立っているのも修正しておきたい点です(そのほかは割愛)。

ツールで見つけられない以上は、目視によって修正する必要がありますから、ツールのチェックも過信できないでしょう。

文章チェックを効率化する3つのコツ

文章チェック コツ

文章のチェックを効率化したい場合は、以下にある3つのコツを試しましょう

  • 複数のツールを組み合わせて使う
  • 文章のチェックリストを用意する
  • トーン&マナー(トンマナ)を決めておく

複数のツールを組み合わせて使う

文章チェックでは、複数のツールを組み合わせて使います

無料・有料でさまざまなツールが使えますが、それぞれで得意な領域が異なるためです。

例えば、Ennoでは累積された「あからさまなエラー」をチェックでき、余計な空欄からタイポを取り除くのに使えます。

また、テキスト処理ツールの場合は、「助詞不足や表外漢字」などをチェックできる特徴があります。

その他、有料ツールで代表的な文賢は、純粋エラー(句読点の連続やワードの重複など)から漢字を開く・とじる、別の表現に言い換える候補などの指摘がメインです(登録したキーワードの確認もできます)。

文章チェックに複数のツールを使って、少しでも多くのミスを減らしておきましょう

書き方に慣れると徐々にミスを減らせるので、それにあわせてツールは減らせます!

文章のチェックリストを用意する

文章チェックでは、よく間違えるキーワードや文法をリストにして用意しましょう。

イメージしやすいように、筆者が簡単に思いつくものを列挙しておきます。

  • 『一文一意』を意識できているか
  • 常用漢字以外を使っていないか
  • こそあど言葉は無理なく減らせているか
  • 意図や意味のないムダな文章はないか
  • 冗長表現(すること・ことができ等)は多用していないか
  • 適切な位置で改行できているか

他にも、クライアントから修正の依頼を受けた内容は、メモに残しておくと同じミスを減らせます。

何度もチェックリストを使って修正するうちに、徐々にミスが減ってくるはずです。

チェックリストのミスが減ったら、その項目を削除するといった流れにすると余計な工数を減らせます。

筆者
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累積したリストはそのまま残しておくと、アウトソーシングのときに使えて便利です。

トーン&マナーをまとめておく

トーン&マナー(以降トンマナ)とは、広告・メディア・デザインなどに一貫性をもたせることです。

文章チェックでNG表現や表記ゆれが起きないように、トンマナをまとめておくのもおすすめです。

全体の雰囲気を統一でき、ブランドイメージやコンテンツの品質を保つために重要視されます。

SEOコンテンツにおける、トンマナは文字の構成や表記をルールで統一するために用意します。

具体的に、以下のトンマナをまとめておくと良いでしょう。

項目 内容
文末の表現 ですます調
だ・である調など
表記の統一 数字
出典・引用
動詞
接続詞・接続助詞
時間に関する表記
ひらがなに開く漢字
表外漢字の有無など
文字数の制限 タイトル・見出し・テキストの文字数目安または制限
構成の内容 見出し数
画像の有無
設置位置など
NGの項目 モラル
ポリティカルコレクトネス
エビデンス・ファクトの対象
一致率・類似率など

その他にも多くのトンマナがありますから、随時更新してまとめておくとミスを減らせるでしょう。

Webライターなら自分が必ず守りたい項目や指摘された事項を、まとめておくと便利です!

文章の一括置換で「表記ゆれ」を削減

Googleドキュメントは記載された文章から、特定の言葉を正規表現で一括置換できます。

まとめて置換したり、その都度置き換えをしたりする機能は便利ですので、よく使う人は覚えておきましょう。

文章のチェックに関するよくある質問

最後に、文章のチェックに関する以下のよくある質問へまとめて回答します。

  • AIで文章をチェックできる?
  • Wordで文章をチェックできる?
  • Yahoo!の日本語文章校正ツールはどう?
  • 文章チェックツールの内容は同じ?

AIで文章をチェックできる?

AI(人工知能)を使えば、精度の高い文章チェックを実現できます。

代表的なのは、AI校正ツール「Shodo(ショドー)」と「文賢(ブンケン)」です。

どちらも精度の高い校正を受けられ、ブラウザの拡張機能で素早く文章を登録してチェックできます。

Wordで文章をチェックできる?

Wordには、デフォルトの機能で文法をチェックできる機能が備えられています。

無料かつ誰でも使えて、余計な費用がかかりません。

ただし、Wordがパソコンにない場合は別途インストールが必要で、以下の金額がかかるネックはあります。

初期費用 なし
価格(買い切り) 17,904円
月額料金 1,284円
※価格はすべて税込

すでにWordが用意できている場合は、ぜひ使ってみてください。

Yahoo!の日本語文章校正ツールはどう?

Yahoo!の日本語文章校正ツールは、細かい言い回しをチェックできます。

表外漢字や用字の指摘が入りますが、どのように修正したら良いかまでは確認できません。

そのため、ある程度の知識がある人で、修正すべき点を見つけたい人におすすめです。

文章チェックツールの内容は同じ?

文章チェックツールは、それぞれ得意とする分野があり、指摘の内容も異なります

共通する内容は、あからさまなエラーや表記の統一項目、漢字を開く・とじるなどです。

チェックできる項目によって、使いやすさが異なるので、無料のものから順に試してみましょう

また、複数のツールを組み合わせて使うと、文章チェックの精度を向上できます。

文章チェックはWebサイトやツールを使って時短

文章チェックは、基本の流れとコツをベースに、Webサイトやツールを使って時短しましょう。

筆者が実際におこなっている文章チェックの流れやコツは、以下の通りです。

流れ コツ
表記ゆれ(トンマナ)の統一
誤字脱字の確認・修正
文法や表現の確認・修正
複数のツールを組み合わせて使う
文章のチェックリストを用意する
トーン&マナー(トンマナ)を決めておく

文章チェックは時間がかかりますが、品質を高めて統一感を出すために重要なプロセスです。

少しでも時間を短縮し、さまざまな視点からSEOコンテンツの精度を向上させたい場合は、ぜひお問い合わせください。

Profile

吉田
吉田起業家
PM・アドバイザリー・Gasツール制作などに携わる器用貧乏で残念な人。独学フリーランスとしてSEO業界へ入り、頭皮にダメージを受けて髪の毛を失いながら経験を積む。今後も仕組み化や自動化により、効率よく進めてきたノウハウをブログやサービスで提供し続けるのがモットー。