【すぐ使える】誤字脱字を防止する8つの対策-校正ミスを減らすチェック方法・工夫
Webライターやディレクターに限らず、ビジネス文章の作成といったシーンで必要となる「誤字脱字のチェック」は、信頼性と読みやすさを向上させる大切なプロセスです。
しかし、誤字脱字は意外に減らず、何度も同じミスを繰り返して謝罪の連絡を入れることもしばしばあります。
そこで本記事では、「文章の誤字脱字の対策」をテーマに、筆者がおこなっている方法を紹介します。
また、取り除いておきたい原因にあわせた対策にも触れ、繰り返さないための考え方まで触れていきますので、ぜひチェックしてください。
ドキュメントの誤字脱字を防ぎたい・少しでもミスを減らしたいと考えている場合は、ツールを使ってみましょう。
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誤字脱字とは
誤字脱字とは、形や用法が間違っている字である「誤字」と、書き落としや抜け落ちがある「脱字」を合わせた言葉です。
文章の校正や校閲で見つける「ミス」のなかでも一般的であり、少ないほど読みやすさや信憑性を向上できます。
広辞苑では「誤脱」として取り扱われ、字句が誤っているところや抜けているところといった意味があります。
文章の誤字脱字を完全になくすことはできません（複数回のうち、どこかでミスは出るものです）。
そのため、誤字脱字は限りなくゼロを目指すことが大切です。
誤字脱字の対策で失敗する「意外な落とし穴」がある
誤字脱字の対策で失敗する意外な落とし穴が、無駄なダブル・トリプルチェックです。
誰かに頼んだり、自分で何度もチェックしたりする方法でも、誤字脱字は完全になくせません。
例えば、医療関係の現場で実施されているトリプルチェックの理論値は「95％」ほどです。
しかし、実際にチェックした数値はさらに低い「65％」であることが、2003年の研究でわかっています。
つまり、誤字脱字においてもダブル・トリプルチェックが必ずしも効果的でないことが考えられます。
ただ、文章の誤植やミスはひどい場合だと相手を傷つけたり、異なる意味を伝えたりするため、できれば避けたいものです。
ここからは、誤字脱字の対策で少しでもミスを減らせる具体的な対策に触れるので、ぜひ実践してください。
すぐ実践！誤字脱字の対策
すぐできる誤字脱字の対策は、以下の8つです。
- 半日から1日はあける
- 間違っている前提でチェックする
- 紙に印刷して読みなおす
- 第三者にチェックしてもらう
- 声に出して読んでみる
- ツールを使って校正する
- 間違いを繰り返さない仕組みを作る
- 根本の原因を取り除く
半日から1日は時間をあける
文章の誤字脱字を減らすためには、間違っていない思い込みを無くすために「半日から1日」ほど時間をあけます。
文章の情報が頭に残っており、違和感に気づかないことで見落としが増えるからです。
別の文章を書いたり、まったく違うことをしたりして過ごしてリフレッシュすると、誤字脱字を見つけやすくなります。
どうしても、その日に誤字脱字をすぐ確認・チェックして提出する場合は、ツールや第三者などに頼って精度を高めましょう。
間違っている前提でチェックする
作成した文章は、頭に情報が残っている状態であっても、間違っている前提でチェックします。
流し読みで誤字脱字を確認すると、間違っている箇所でも脳が情報を補完して正しく読めてしまうからです。
例えば、1976年にケンブリッジ大学で公開された論文には、有名なタイポグリセミア（Typoglycemia）があります。
タイポグリセミアは、文章中に含まれる単語を認識すると、最初と最後の文字以外の順序が入れ替わっても正しく読める現象のことです。
文章が頭に残っていたり、見慣れた文字であったりするほど「間違っている意識」が必要でしょう。
では、誤字脱字がある文章をできるだけ意識して読むために、何ができるのでしょうか。手早く実践できるのが、文章を逆から読むことです。
文章を逆から読むと「読んだつもり」を減らせる
文章の誤字脱字を見つけたい場合は、逆から読みます。
段落ごとに文末から読み進めていくと、新しい文章として認識しやすくなり、ミスを見つけやすくなるためです。
内容を確認する難易度は高いですが、誤字脱字を見つけるには効果的な方法です。
紙に印刷して読みなおす
文章をWeb上で制作した場合は、紙に印刷して読みなおすのも1つの工夫です。
アナログで読むと、誤字脱字を見つけやすくなりますし、マーカーを使えばどこまで確認したかも残せます。
ただし、会社で保管する重要書類の場合は持ち出しできません。また、書類をシュレッダーに通して読めなくするといった破棄のための配慮も求められます。
第三者にチェックしてもらう
すぐに文章にある誤字脱字を見つけたいときには、第三者にチェックしてもらうのも良い対策です。
新しい視点で誤字脱字を確認できてミスを減らし、文章のねじれや係り受けなどの細かい部分にまで指摘を貰えます。
第三者のチェックで注意してほしいのは、時間をかけてもらえるかどうかです。
例えば、以下の条件を満たしているほど、丁寧に誤字脱字を確認しやすくなります。
- 丁寧に読み込む「時間」を確保できる
- チェックを依頼できる「環境」が整っている
- 重要度の高い業務を「中断」しない
第三者の誤字脱字チェックは、文章量によってかかる時間が異なるため注意しましょう。
声に出して読む（音声化する）
他の方法と一緒に実践できる文章の誤字脱字を減らす対策として、「声に出して読む」のもおすすめです。
音読すると間違いに気づきやすく、違和感のある文法にも目を向けられます。
ただ、実際に音読できない状況であることは意外に多くあります。そこで使える方法が、音声化です。
テキストの読み上げ機能を使って、文章に違和感や誤字脱字がないかを確認しましょう。
イヤホンを使えば、場所を選ばずにすぐチェックできます。
代表的なテキスト読み上げ機能があるツール
あくまで一例ですが、テキスト読み上げ機能のあるツールを紹介します。
個人的に、Webライターやディレクターにおすすめなのは『文賢』です。
| ツール | メリット | デメリット | 価格 |
|---|---|---|---|
| 文賢 | 読み上げ速度を変更できる 文法チェックに対応 |
やや音声が不自然 初期費用が高い |
2,178円 （初期費用11,880円） |
| 音読さん | 月間1000文字まで無料 | 無料は月間5000文字まで | 980円〜 |
| Word | 無料で使える | やや音声が不自然 | 無料 （Wordがないと有料） |
| Googleドキュメント | アドオンで追加できる 無料で使える |
操作が面倒 音声が不自然 |
無料 |
| CoeFontスタジオ | 好きな声で読み上げできる APIで開発できる |
月額料金がかかる | 500円〜 |
ツールを使って文章を校正する
文章を校正・校閲できるツールは各社から出ており、無料で誤字脱字を確認できます。
なかにはその他に便利な機能が備えられた有料ツールもあるので、好みで用意して使うだけでもヒューマンエラーは大幅に減らせます。
例えば、以下のツールは文章を校正・校閲する際に便利です。
| 有料ツール | 無料ツール |
|---|---|
| 文賢 | Enno（エンノ） |
| Word（ワード）の自動校正機能 | テキスト処理ツール |
| ポチッとテキスト | Mac（マック）の自動校正機能 |
以下の記事で、「文章の校正・校閲」をテーマに、筆者がおこなっているやり方からツールまで紹介していますので、参考にしてください。
間違いを繰り返さない仕組みを作る
意外に見落としやすいのが、誤字脱字を繰り返さない仕組みを作ることです。
例えば、常に時間に追われていてミスが頻発する場合は、文章を書く時間にマージンを用意します。
「時間が足りなくなる」と考えるかもしれません。しかし、最初に1時間かけて30分の修正時間の人と、最初に30分だけかけて1時間の修正時間の人に、トータルした時間の差はありません。
一方で、前者は最初に時間に余裕がある分だけ丁寧に文章を作成できますから、その分だけ修正を減らせると時間は短くなるはずです。
このように、ミスが発覚してあとから修正するより、時間を短縮できるケースは多くあります。
他にも間違いを繰り返さない仕組みとして、以下のものは実践しやすいでしょう。
- ユーザー辞書に間違えやすい文言を登録しておく
- ユーザー辞書に定型文は登録しておく
- 手軽なツールで必ず1度は確認する癖をつける
- ブロックごとにわけて文章を作成する
- タイプミスをなくせるよう時間を用意する
大切なのは、同じ誤字脱字を繰り返さないことですから、発生するシーンを見極めて仕組み化を検討してください。
原因を取り除く
誤字脱字の対策として、仕組み化を考えるときに意識したいのが「原因を取り除く」ことです。
タイポや誤変換などの物理的要因から、焦りや過信などの環境・心情的要因まで人それぞれですから、自分の原因に合わせて取り除く必要があります。
例えば、焦りを感じたときには「時間を多めに用意する」といった形です。
他の業務の時間配分まで調整し、全体的に仕組み化できると生産性の向上も期待できます。
次項で、誤字脱字の対策として原因を取り除くために、知っておきたい具体例を紹介します。
誤字脱字の原因と具体的な対策例
ここからは、誤字脱字の原因とそれに対する具体的な対策例を紹介します。
- タイポ（タイプミス）と誤変換
- 日本語の知識不足
- 焦りや過信などの心情面
- 集中力の低下
タイポ（タイプミス）と誤変換
誤字脱字の原因として、多くの人が経験するのが「タイポ（タイプミス）と誤変換」です。
タイピング技術やそれに使える時間によって意外なところでミスは発生しますし、入力に使うツールによって変換する言葉も異なります。
タイポや誤変換はその場で気づきにくく、あとで見つかることがほとんどです。
タイポ（タイプミス）と誤変換の対策
タイポや誤変換は、以下の対策が効果的です。
| タイポの対策 | 誤変換の対策 |
|---|---|
| キーボードのホームポジションを守る ゆっくりと正確に打ち込む 一呼吸おいてから次の文章に向かう 1文1意を徹底する 「てにをは」で一呼吸入れる |
ユーザー辞書に登録する 文字入力ツールを変更する 文字入力ツールをどのデバイスでも統一して使う 学習した単語・辞書を定期的に削除する ファンクションキーで文字変換する |
タイポはゆっくりと打ち込む時間を作ってミスを減らし、誤変換はツールや辞書で補完するイメージです。
ファンクションキーは、以下の内容で割り振られているため誤変換しないためにも覚えておきましょう。
- 『F6』→ひらがなに変換
- 『F7』→全角カタカナに変換
- 『F8』→半角カタカナに変換
- 『F9』→全角アルファベットに変換
- 『F10』→半角アルファベットに変換
ちなみに、筆者が使っているのは「Macの自動変換＋ユーザー辞書登録」です。
以前使っていた文字入力ツールの「Google日本語入力」が誤変換も少なくおすすめですが、自動変換が便利で素早いため現在は使っていません。
日本語の知識不足
誤字脱字の原因として、知識不足も1つに挙げられます。
丁寧すぎる書き方をしていたり、余計な文法が増えていたりするためです。
日本語の知識不足の対策
日本語でよく使う構文を覚えて、余計なタイピングを減らしましょう。
例えば、「させていただきます」は「いたします」と短くできますし、「における」は「の」だけでも意味は通じます。
正しく書くことが「すべてにとって最高の解答ではありません」が、日本語の構文を覚えるだけで余計なタイピングの負担を減らせる部分は多くあります。
冗長表現を減らして、誤字脱字が発生する回数そのものを減らすのも立派な対策です。
焦りや過信などの心情面（時間不足）
文章を打ち込むときに、焦りや失敗しないという過信などの心情面によって、誤字脱字に気づかないケースがあります。
普段から使っている言葉を選ぶと、誤用するケースも少なくありません。
| よくある誤用の例 | 正しい表現 |
|---|---|
| お身体ご自愛ください | 自愛=体に気を付けるという意味 二重表現でありお身体は不要 |
| 過半数を超え | 過半数=半数を超えている状態 超えるは不要 |
| まず最初に | まず、最初には同じ意味をもつ 二重表現でありどちらか一方は不要 |
焦りや過信などの心情面の対策
大切なのは、焦りや過信にとらわれることなく文章を打ち込める『時間』の確保です。
以下の例では、トータルした時間に差がありません。
| Aさん | Bさん | |
|---|---|---|
| 執筆時間 | 1時間 | 30分 |
| 修正時間 | 30分 | 1時間 |
| 合計時間 | 1時間30分 | 1時間30分 |
つまり、素早く文章を打ち込めても、あとの修正に時間がかかっていれば「かかる時間は同じ」です。
そのため、焦りや過信などで誤字脱字がある場合は、文章の打ち込みで最初からミスを減らすほうが、あとの忙しいタイミングで修正するより負担を減らせます。
集中力の低下
文章を作成するときには、意外に集中力が必要です。
疲れや他の重要度の高いタスクがあると集中力が低下し、普段はしない小さなミスによって誤字脱字が増えます。
集中力の低下の対策
集中力が低下して誤字脱字が増えている場合は、他に関心があったり、疲れていたりします。
そこで、以下に筆者が実践している具体的な対策例を紹介しますので、ぜひ試してください。
- 書く時間を決めて他のことはしない
- ブドウ糖（糖分）を適度に摂取する
- ツールを使ってヒューマンエラーを無くす
- 音楽を聴いて気分を上げる
- 15分ほど仮眠する（30分以内がおすすめ）
- 5〜15分ほどの軽い運動でリフレッシュする
集中力を高める方法は人それぞれですので、自分にあったものを見つけましょう。筆者は、アイマッサージャー＋仮眠をおすすめします。
誤字脱字の対策でよくある質問一覧
最後に、誤字脱字の対策に関してよくある質問に解答します。
- メールの誤字脱字を対策するには？
- ADHDの誤字脱字を対策するには？
メールの誤字脱字を対策するには？
メールの誤字脱字には、ツールを使った機械的なチェックと、逆から読みなおしする方法がおすすめです。
また、会社名や氏名などはコピペを使うと誤変換を減らせます。
Gmailの場合は、送信後に5〜30秒以内であれば「送信取り消し機能」で中断できます。
送る前に一呼吸おいて、内容を再確認してから送信しましょう。
ADHDの誤字脱字を対策するには？
メモ帳で下書きをしたり、時間をおいてチェックする方法がおすすめです。
何度も同じミスを繰り返す場合は、チェックリストを作って使うと時間はかかりますが徐々に減らせます。
個人的には、時間を区切って「1つのこと」だけに集中し、チェックリストで何度も確認する方法がおすすめです。
誤字脱字を減らすにはツールで時短がベスト
誤字脱字を減らすための対策は、以下の8つが効果的です。
- 半日から1日はあける
- 間違っている前提でチェックする
- 紙に印刷して読みなおす
- 第三者にチェックしてもらう
- 声に出して読んでみる
- ツールを使って校正する
- 間違いを繰り返さない仕組みを作る
- 根本の原因を取り除く
ツールを使ったり、チェックリストを用意したりと対策はさまざまですから、自分にあった方法を選びましょう。
また、以下の原因を取り除けると誤字脱字をより減らせます。
- タイポ（タイプミス）と誤変換
- 日本語の知識不足
- 焦りや過信などの心情面
- 集中力の低下
本記事を参考に、誤字脱字を減らしてきれいな文章を書く癖をつけましょう。
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